Selbstmanagement Teil 1 Überblick

Selbstmanagement, jeder macht es, die wenigsten aber mit der notwendigen Konsequenz. Deshalb wurden zu diesem Thema unzählige Ratgeber geschrieben, die leider meistens nur eines wollen, ein teures System verkaufen. Grund genug, sich einmal näher mit dem Thema auseinanderzusetzen, denn nur individuelle Lösungen bringen optimalen Nutzen.
Sie kennen das Gefühl. Sie haben an einer Aufgabe gearbeitet ohne abgelenkt zu sein. Kein Telefongespräch, niemand, der Sie persönlich sprechen wollte, keine ablenkenden Gedanken. Sie waren vollkommen auf die Erledigung der Aufgabe konzentriert. Als Sie auf die Uhr geblickt haben, waren Sie überrascht, wie viel Zeit inzwischen vergangen war. Ihre Aufgabe war erledigt, Sie waren bereit für neue Taten. Spüren Sie noch wie glücklich Sie waren?
Der beschriebene Zustand wird als Flow bezeichnet. Unter Flow (englisch für fließen, strömen) wird im Allgemeinen das lustbetonte Gefühl des völligen Aufgehens in einer Tätigkeit verstanden. Die Flow-Theorie wurde von M. Csikszentmihalyi im Hinblick auf Hochleistungssport entwickelt, wird aber heute auch für rein geistige Aktivitäten verwendet. Beim Flow herrscht eine optimale Synchronisation von Herzschlag, Atmung und Blutdruck. In diesem Zustand besteht völlige Harmonie zwischen dem limbischen System, das die Emotionen steuert, und dem Neocortex, dem der Sitz für Bewusstsein und Verstand zugeordnet wird.
Dieser Flow-Zustand kann nur dann erreicht werden, wenn wir uns ungestört auf eine Aufgabe konzentrieren können. Ungestört bedeutet keine äußeren und inneren Ablenkungen. Das mit den äußeren Ablenkungen können wir meistens regeln. Eingehende Anrufe auf unseren Assistenten umleiten, der gleichzeitig gebeten wird, nichts und niemanden zu uns vordringen zu lassen und schon sind wir ungestört.
Viel schwieriger ist es innere Ablenkungen zu vermeiden. Wir sind dabei, eine Präsentation vorzubereiten, die für die Weiterentwicklung des Unternehmens von äußerster Wichtigkeit ist. Kurz nachdem wir diese Aufgabe in Angriff genommen haben, denken wir daran, dass wir Herrn Müller gestern anrufen wollten, um mit Ihm die Konditionen für sein Angebot abzusprechen. Wo sind die Haftzettel, ich muss unbedingt eine Erinnerungsnotiz schreiben. So nun zurück zur unserer Aufgabe. Kurz darauf fällt uns ein…
Es sind oft Kleinigkeiten, die uns daran hindern, uns uneingeschränkt auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Wir brauchen aber unbedingt einen Zeitraum von 75 bis 90 Minuten am Stück, um produktiv zu sein.
Umfangreiche Untersuchungen haben ergeben, dass wir in 20% unserer täglichen Arbeitszeit 80% unserer Aufgaben erledigen. Wenn wir es erreichen, für zwei Stunden täglich in den Flow-Zustand zu gelangen, wird unsere Produktivität deutlich ansteigen. Ein ausgefeiltes Selbstmanagementsystem leistet uns die notwendige Unterstützung. Es minimiert unsere inneren Ablenkungen, weil es alle unsere Aufgaben zuverlässig erfasst. Wir müssen nichts mehr im Kopf behalten und wissen, dass all unsere Aufgaben, Termine und Verpflichtungen,  auch die privaten, schriftlich und abschließend festgehalten sind. Ein gut organisiertes Erinnerungssystem gibt uns die notwendige Sicherheit, alles im Griff zu haben, so dass wir uns ganz und gar auf die Erledigung unserer Aufgaben konzentrieren können.
So weit zur Theorie. Ihr Selbstmanagementsystem soll Ihnen in jeder Situation helfen, den Überblick zu bewahren, gerade dann, wenn es turbulent zugeht und Sie kaum Zeit zum Luft holen haben. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre persönlichen Vorlieben berücksichtigt werden. Sie sind der Papiertyp und lieben lederne Zeitplaner, dann sollte Ihre Planung papierbasiert sein. Sie sind eher der Technikliebhaber, dann planen Sie per EDV und PDA oder iPhone. Selbstmanagement macht Spass, gönnen Sie sich die Tools, die Sie dabei unterstützen. Je individueller Ihr System auf Sie zugeschnitten ist, desto selbstverständlicher werden Sie es benutzen. Deshalb verkaufen wir keine Systeme, sondern helfen Ihnen dabei, Ihr eigenes zu finden.
Eins vorab, auf dem Weg zur Optimierung Ihrer Führungsqualitäten, werden Sie manchmal feststellen, dass sich in der Vergangenheit Fehler eingeschlichen haben. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wir werden diese Fehler gemeinsam beseitigen und in Stärken umwandeln. Denken Sie dran, erst wenn wir gelernt haben uns selbst zu führen, können wir andere effizient führen. Wiederum werden wir unsere Unternehmensziele nicht erreichen, bevor wir erlernt haben, unsere Mitarbeiter nachhaltig zu führen. Wie gesagt, der erste Schritt zur Veränderung der Welt, muss von uns selbst gegangen werden und diesen Schritt haben Sie bereits getan!
Hamburg, im September 2009 Stefan Drägert
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